3 motivos para padronizar os processos da sua empresa

16.01.2017 Desenvolva

Quem é que não gosta de ter as coisas organizadas? Padronizar os processo é uma das formas de manter sua empresa mais organizada facilitando a gestão.

Enquanto cursava Administração, meus professores sempre comentavam sobre a importância em ter todos os processos da empresa padronizados. Pouco antes de abrir minha empresa, estagiei em uma empresa de consultoria empresarial, onde basicamente uma das minhas principais funções era desenhar os processos das empresas junto com os colaboradores.

Apesar de todo esse contato com a área, foi somente somente com a gestão do Tot que percebi o real valor disso. É impressionante os benefícios dessa atividade e por isso decidi compartilhar com vocês aqui 3 motivos que considero super importantes para padronizar os processos da sua empresa.

1. Qualquer um vai conseguir executar uma atividade.

Sabe quando uma pessoa liga pra você dizendo que não vai poder ir ao trabalho porque está doente? O seu dia fica uma loucura né? Você já vai avisando aos clientes que está sem um funcionário e que algumas coisas não darão pra ser feitas. Mas será que precisa ser assim?

Não significa que o funcionário é facilmente substituível, mas que o seu cliente não precisa receber um serviço de qualidade inferior por conta disso.

Se você tiver os processos definidos e padronizados, qualquer pessoa conseguirá fazer as atividades de outra pessoa, mesmo que não seja a sua função. Isso salva muito as nossas vidas. Já aconteceu da minha funcionária da limpeza faltar e conseguimos fazer tudo porque tínhamos as tarefas dela com os processos feitos. Quase ninguém percebeu a diferença no resultado.

Não significa que o funcionário é facilmente substituível, afinal toda a equipe vai precisar se desdobrar para conseguir conciliar com as próprias tarefas e as da outra pessoa, mas significa que o seu cliente não precisa receber um serviço de qualidade inferior por conta disso.

2. Você consegue mensurar melhor a produtividade do time e evitar falhas no serviço.

Uma das tarefas mais difíceis na prestação de serviço é mensurar a produtividade das pessoas. Mas as coisas podem ser diferentes se você tiver cada atividade devidamente desenhada e estruturada para todos os colaboradores.

Quando você faz isso consegue saber exatamente o que cada pessoa precisa fazer, por meio de um checklist, e ainda pode ajudar a identificar as falhas existentes na prestação do serviço.

Por se tratar de um processo, cada etapa vai ter uma ordem, e que se feita de forma errada poderá comprometer o resultado final. Quando isso acontecer, basta acompanhar o processo para tentar identificar onde ocorreu a falha e corrigi-la. Simples assim.

3. Os serviços terão sempre uma variação mínima no resultado final.

“Serviço nunca é igual. Cada pessoa sempre vai ter um resultado diferente.”

Já ouvi muito isso por aí. E infelizmente, é o que realmente acontece nas empresas – apesar de não ser o correto. Um cliente não pode ter um serviço realizado em 2 semanas, e outro cliente ter o mesmo serviço sendo realizado em 1 mês.

O serviço precisa sofrer a menor variação possível no resultado entre os clientes.

Claro que em alguns casos a complexidade do serviço pode variar de acordo com as necessidades do cliente, mas em geral o serviço precisa sofrer a menor variação possível no resultado entre os clientes. Esse é um dos maiores desafios para os prestadores de serviço, e que pode ser facilmente resolvido com a padronização dos processos.

Viu como organizar a empresa trás uma série de benefícios? Aproveite esse início de ano para estruturar os processos da sua empresa junto com seus time e forneça serviços melhores aos seus clientes.

Jorge Wanderley